Privacy-regelement Probus Rhebus
Inleiding
Probusclub Rhebus hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Probusclub Rhebus houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doelen waarvoor deze zijn verstrekt; de doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
- als Probusclub Rhebus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van ons Privacy Reglement, of in meer algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens aan het eind van het Privacy Reglement.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Probusclub Rhebus verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
• Onderlinge informatie;
• Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en verslagen;
• Het versturen van nota’s;
• Inschrijven voor bijeenkomsten;
• Het opzetten en onderhouden van een website voor Probusclub Rhebus;
• Het bijhouden van een ledenlijst voor de bovenstaande doelstellingen;
Hiervoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam, Achternaam, Adres en/of e-mailadres, Geslacht, Geboortedatum, Beroep/bedrijf of voormalig beroep/bedrijf, Telefoonnummers, Naam partner.
Uw gegevens worden op een besloten pagina van onze website gepubliceerd in de vorm van een ledenlijst en een te downloaden adressenlijst. Dat geldt ook voor verslagen en foto’s van evenementen. Verstrekking aan derden van gegevens die u ons ter beschikking heeft gesteld, vindt alleen plaats indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens te verstrekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
Probusclub Rhebus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens Probusclub Rhebus van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot persoonsgegevens op al onze systemen;
• We versleutelen persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vastgesteld door de algemene ledenvergadering van Probusclub Rhebus op 20 februari 2019
Probusclub Rhebus
Rozenlaan 72
3911DX Rhenen
nieuwenh@kpnmail.nl; 0657326797
Toestemmingsformulier
Alle leden van Probusclub Rhebus hebben een toestemmingsformulier ondertekend met de volgende inhoud:
Ik geef toestemming, dat mijn gegevens op de ledenlijst verspreid mogen worden onder de Probusclub Rhebus–leden.
- Ik geef als lid van Probusclub Rhebus toestemming voor publicatie van foto- en videomateriaal en teksten, waarin mijn naam of andere persoonsgegevens voorkomen, op de website van de Probusclub Rhebus, en op de website en in de nieuwsbrieven van Probus Nederland voor bijvoorbeeld verslagen van Probus bijeenkomsten, excursies, jubilea en andere evenementen. De toestemming geldt voor het besloten gedeelte van de website van Probusclub Rhebus. Mijn naam mag wel zichtbaar zijn in het openbare gedeelte bijvoorbeeld bij de aankondiging van een presentatie;
- Ik geef toestemming om de Nieuwsbrief van de Probusclub Rhebus via mijn e-mailadres te ontvangen;
- Ik heb het Privacy Reglement van Probusclub Rhebus gelezen en ga daarmee akkoord;
- Ik ga ermee akkoord dat mijn NAWTE-gegevens worden doorgegeven aan Probus Nederland en aldaar in een adressenlijst worden opgenomen, indien ik de functie van
secretaris, penningmeester of webmaster van Probusclub Rhebus bekleed.
Toekomstige leden ondertekenen een aanmeldingsformulier met soortgelijke inhoud.